Die IT Abteilung ist kein Computer Shop. Toner für die Drucker wird erst bestellt, wenn er komplett aufgebraucht ist. Notebooks, Kabel, Tastaturen, Track-Pads und Mäuse werden nicht gelagert – das ist viel zu teuer. Wenn die User etwas verlieren oder kaputt machen, dann müssen sie eben warten.

Diese Vorgehensweise ist sehr verbreitet und sehr teuer. Je länger die Diskussionszeit um den Bedarf, die Zeit für die Freigabe der Bestellung oder das Warten auf das Ersatzteil ist, desto länger kann der Mitarbeiter nicht arbeiten und die Frustration steigt enorm, die Produktivität sinkt kontinuierlich.

• Kenne die gängigsten Einsatzgeräte, weil du Statistiken über die ausgegebenen Geräte hast und diese auswertest.
• Habe die gängigsten Ersatzgeräte und -teile in einer gewissen Menge immer vorrätig – entsprechend der Anzahl an Verschleiß, Dauer der Bestellung und Anzahl der Mitarbeiter.
• Gestalte den Zugang zu Ersatzteilen für den Nutzer so einfach wie möglich. Bedenke: Sie wollen einfach ihre Arbeit machen und haben ebenfalls keine Lust, mit dir zu diskutieren und Zeit dafür zu investieren.
• Richte ein Kanban-Lager für die am häufigsten benötigten Sachen ein.

Der Aufwand und die Kosten für ein durchdachtes Management von Produktionsmitteln sind deutlich günstiger als der Verlust an Produktivität auf der anderen Seite.

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