Fin­dest du auch nie einen Block, Kugel­schrei­ber oder Text­mar­ker im Büro­ma­te­ri­al­la­ger, wenn du ihn brauchst? Oder ner­ven dich die Kol­le­gen mit Anfra­gen nach Kle­be­zet­teln, weil du die Per­son bist, die sie bestellt und sich mit dem inter­nen Ein­kauf und der Bestell­platt­form im 90er-Jah­re-Look her­um­schla­gen muss?

Wenn der Wert in Euro aller pri­va­ten Büro­ma­te­ri­al­la­ger zusam­men­ge­rech­net wird, kommt in vie­len Unter­neh­men eine ordent­li­che Sum­me zusam­men. Wir erle­ben, dass die meis­ten mit die­sem Modus unzu­frie­den sind – Ver­brau­cher wie Bestel­ler, inter­ner Ein­kauf und die die Bestel­lun­gen frei­ge­ben­de Per­son. Das Dum­me ist jedoch, dass die Pro­duk­ti­vi­tät der Men­schen blo­ckiert wird, die gera­de etwas brau­chen. Zieht eine Abtei­lung um oder ver­lässt jemand das Unter­neh­men, haben vie­le Mate­ria­li­en, die gefun­den wer­den, ihr Halt­bar­keits­da­tum über­schrit­ten und wer­den weggeworfen.

Zeit‑, Pro­duk­ti­vi­täts- und Mate­ri­al­ver­schwen­dung kön­nen leicht redu­ziert wer­den. Orga­ni­siert das Büro­ma­te­ri­al­la­ger als Kan­ban-Regal. In der Pro­duk­ti­on wird das schon seit vie­len Jah­ren ein­ge­setzt und die Lage­rung erfolgt nach dem First-in-First-out-Prin­zip. Was in der Steue­rung von Pro­duk­ti­ons­pro­zes­sen hilft, hilft auch dafür zu sor­gen, dass ihr Brief­um­schlä­ge, Klar­sicht­fo­li­en, Dru­cker­pa­pier, Stif­te, Kle­be­zet­tel, Lade­ka­bel und was man sonst so an Büro­ma­te­ri­al im Ein­satz hat, immer vor­rä­tig zu haben und dabei die gebun­de­nen Kos­ten so gering wie mög­lich zu halten.

Nehmt ein Regal und sucht das gesam­te Büro­ma­te­ri­al eurer Abtei­lung zusam­men, löst alle pri­va­ten Lager und Lager 2 bis 25 auf. Wir sind immer erstaunt, wie viel hier zusam­men­kommt. Sor­tiert das Mate­ri­al nach Art in einem Fach oder in einer Kis­te – je nach Art und Grö­ße der Regal­bö­den. Büro­klam­mern zu Büro­klam­mern, Tacker­na­deln zu Tacker­na­deln und so weiter.

Bestellt euch Kan­ban-Beleg­hal­ter oder etwas Ähn­li­ches pas­send zur Grö­ße der Kis­ten oder Brei­te der Regal­bö­den. Wich­tig ist, dass ihr an einem defi­nier­ten Ort klei­ne Kärt­chen ein­ste­cken könnt. Pro Arti­kel benö­tigt ihr drei Zet­tel in den Far­ben grün, rot und gelb. Auf jedem die­ser Zet­tel stehen:

• der Arti­kel in ein­deu­ti­ger Bezeich­nung, z. B. White­board-Mar­ker schwarz, nachfüllbar,
• die Min­dest­men­ge z. B. 5 Stück,
• die Bestell­men­ge z. B. 20 Stück,
• zusätz­li­che Infor­ma­tio­nen auf der Rückseite.

Die Min­dest­men­ge gibt an, wann der Nach­be­stel­lungs­pro­zess ange­sto­ßen wird. Die Bestell­men­ge gibt an, wie viel nach­be­stellt wird. In gro­ßen Sys­te­men ist es sinn­voll, Lie­fe­ran­ten, Bestellnummer(n) und Ansprech­part­ner auf die Rück­sei­te zu schreiben.

Je nach Beschaf­fungs­pro­zess und Häu­fig­keit von Bestell­zy­klen bestimmt ihr nun die Men­ge jedes Gegen­stan­des, die nicht unter­schrit­ten wer­den darf (Min­dest­men­ge), z. B. 10 schwar­ze Kugel­schrei­ber sowie die Bestell­men­ge z. B. 30 Stück. Berück­sich­tigt hier­bei die Häu­fig­keit des Ver­brauchs sowie die Dau­er einer Bestellung.

Die drei Far­ben der Zet­tel, die hin­ter­ein­an­der im Kan­ban-Beleg­hal­ter ste­cken, haben fol­gen­de Bedeutung:

• Grün = ober­halb der kri­ti­schen Bestell­men­ge, alles im wort­wört­lich grü­nen Bereich.
• Rot = kri­ti­sche Bestell­men­ge ist unter­schrit­ten, bit­te bestellen.
• Gelb = Bestel­lung getä­tigt und wir war­ten auf die Lieferung.

Blei­ben wir bei dem Kugel­schrei­ber-Bei­spiel: In einem Fach befin­den sich die schwar­zen Kugel­schrei­ber – das grü­ne Schild steckt vor­ne. Nimmt jemand den 10. Kugel­schrei­ber aus der Packung, wird die Min­dest­men­ge von 10 unter­schrit­ten, es sind nur noch 9 Kugel­schrei­ber da. Er steckt nun das rote Schild nach vor­ne. Regel­mä­ßig, z. B. ein­mal pro Woche, geht die Per­son, die die Bestel­lun­gen für das Büro­ma­te­ri­al­la­ger tätigt, zum Regal, nimmt alle roten Kärt­chen mit und steckt die gel­ben Kärt­chen nach vorn. Sie tätigt die nöti­gen Bestel­lun­gen – von den Kugel­schrei­bern wer­den also 30 Stück bestellt. Sind die Bestel­lun­gen aus­ge­löst, wer­den die roten Kärt­chen wie­der hin­ten in die Beleg­hal­ter gesteckt, die gel­ben Kar­ten blei­ben vorn. Erst wenn die Ware ein­ge­trof­fen und ein­sor­tiert ist, wer­den wie­der die grü­nen Kärt­chen nach vorn gesteckt. Dahin­ter blei­ben die roten und die gelben.

Es wird auf die­se Wei­se nur das bestellt, was gera­de ver­braucht wur­de, und alle Betei­lig­ten sehen den aktu­el­len Sta­tus des Gegen­stands. Wei­ter­hin ist am Vor­han­den­sein der roten Kar­te zu sehen, ob die Bestel­lung schon aus­ge­löst ist oder nicht.

Der initia­le Auf­wand mag zeit­auf­wen­dig erschei­nen. Ein­mal instal­liert ist das Kan­ban-Büro­ma­te­ri­al-Lager nach einer anfäng­li­chen stren­gen Erziehungs‑, Vor­le­be- und Erklä­rungs­zeit jedoch ein Selbst­läu­fer. Kan­ban för­dert Acht­sam­keit und Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on. Außer­dem ist es eine gute Mög­lich­keit, um zu erle­ben, dass Kan­ban eine Metho­de zur Pro­zess­op­ti­mie­rung ist, den Durch­lauf ver­bes­sert sowie War­te­zei­ten eli­mi­niert. Ist die­ses Prin­zip ein­mal ver­stan­den, kann es über­all im Unter­neh­men ver­wen­det wer­den. In der Küche, bei Rei­ni­gungs­mit­teln, für Glüh­lam­pen und natür­lich für Pro­duk­ti­ons­mit­tel. Über­all wo Mit­ar­bei­ter die­se Kärt­chen sehen, wis­sen sie, wie der Pro­zess funktioniert.

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