In deinem Unternehmen bist du das Gesetz. Sollte doch irgendwas funktionieren oder möglich sein, ohne dass du es willst, denke dir Hürden aus, baue Barrieren und begründe sie mit Datenschutz, Compliance oder Sicherheit.

In jedem Unternehmen gibt es eine Kultur, die sich im Laufe der Zeit entwickelt hat. Die Unternehmenskultur wird durch innere und äußere Faktoren beeinflusst. Innere Faktoren sind z. B. die Zusammensetzung der Belegschaft, die Unternehmensprozesse oder das Verhalten der Führungskräfte. Äußere Faktoren sind der Arbeitsmarkt, die Politik oder der Ort, an dem sich ein Unternehmen oder eine Niederlassung befindet. Wir haben bei sehr vielen Unternehmen erlebt, dass es im Laufe der Zeit zu einem Wandel vom Wir zum Ich kommt, von unserer Problemlösungskultur zu meiner Problemlösungskultur, von der Selbstorganisation zur Bürokratie.

In der Selbstorganisation ist jeder für die Folgen seines Handelns verantwortlich. In der Bürokratie ist eine Person von den Folgen ihres Handelns abgetrennt. Wobei nichts zu tun auch eine Handlung darstellt. Wir haben Situationen erlebt, die so stark durch Regelungen eingeschränkt waren, dass die Prozesse nur noch der Einhaltung von Regeln dienten und die Lösung des ursprünglichen Problems nur noch zweitrangig war. Wir hatten Mitarbeiter, die aus Datenschutzgründen ihre eigenen Personalakten nicht einsehen durften. Wir hatten Computer, die aus Compliance- und Sicherheitsgründen so in ihrer Funktion eingeschränkt waren, dass damit die eigentlichen Aufgaben nicht mehr erfüllt werden konnten. Stelle dir einen Uhrmacher vor, der aus Arbeitsschutzgründen riesige, dicke Handschuhe tragen muss, oder einen Lieferdienst, bei dessen Fahrzeugen alle Räder demontiert sind und die Karosserien alle am Boden festgeschraubt sind, denn wenn sie sich bewegen könnten, dann könnte man damit Firmendaten wegfahren. Es ist absurd, aber viele Unternehmen investieren 120 € an Personalkosten (weil der Prozess so lang und kompliziert ist), um 10 Stifte im Wert von 5 € zu bestellen. Das Ganze dauert dann noch 14 Tage. Der Wert der Personalkosten aufgrund eines hohen Zeitinvests wegen eines komplizierten Prozesses übersteigt den Nutzen um ein Vielfaches. Es wird weder durch die Tat noch in der dafür verbrauchten Zeit Wert für den Kunden oder das Unternehmen gestiftet. Es gibt viele Unternehmen, die die Einhaltung ihrer selbst aufgestellten Regeln zur Daseinsberechtigung gemacht haben. Hilfreiche Lösungen sind die folgenden:

• Schaue dir deine Prozesse an und überprüfe regelmäßig, ob sie ihre primäre Funktion erfüllen.
• Benutze deine eigenen Prozesse.
• Nutze deine IT Daten und baue automatisierte Kennzahlen in alle Prozesse.
• Etabliere Schwellwerte, um Prozesse zu prüfen.
• Visualisiere Kennzahlen – für alle.
• Wenn Mitarbeiter Prozesse umgehen, hat das Gründe, finde sie und verbessere den Prozess.
• Mache alle Prozesse transparent – für jeden. Fange mit dem Prozess für Veränderungen an.
• Jeder Prozess hat genau einen Verantwortlichen, der nach Möglichkeit auch häufig mit dem Prozess zu tun hat.
• Wechsle die Perspektive, versuche die Jobs anderer Leute zu machen.
• Biete Mitarbeitern an, die Aufgaben (zeitweise) zu tauschen und mit den Erkenntnissen etwas zu verbessern.
• Etabliere Feedbackschleifen (z. B. moderierte, regelmäßige Retrospektiven).
• Versuche ein Umfeld zu schaffen, in dem Prozesse mit gesundem Menschenverstand und ohne fremde Hilfe zu verstehen sind (Beispiel: Drehtür. Für die Benutzung einer Drehtür benötigt niemand eine Anleitung).

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