Baue lang­sa­me, teu­re und vor allem intrans­pa­ren­te Pro­zes­se als ein­zi­ge Beschaf­fungs­mög­lich­keit für dei­ne Beleg­schaft. Denn wenn der Ein­kaufs­pro­zess mög­lichst kom­pli­ziert ist, über­le­gen es sich die Mit­ar­bei­ter drei­mal, ob sie etwas brau­chen. Das spart Geld!

Die Mit­ar­bei­ter von Unter­neh­men bau­en im Pri­vat­le­ben Häu­ser, bekom­men Kin­der, pla­nen und ver­ant­wor­ten Inves­ti­tio­nen. Im Kon­text ihres Ange­stell­ten­da­seins wird ihnen oft­mals nicht ein­mal zuge­traut, ent­schei­den zu kön­nen, wann sie für ihre Arbeit ein Werk­zeug, Büro­ma­te­ri­al oder eine Wei­ter­bil­dung benö­ti­gen. Schaf­fe kla­re, ein­fa­che Pro­zes­se und gib dei­nen Mit­ar­bei­tern Ver­ant­wor­tung. Bild­lich gespro­chen müs­sen die Sport­art, das Spiel­feld und die Regeln allen bekannt sein, um dann eben­so klar fest­zu­stel­len, wann es eine Ver­war­nung gibt, wann eine gel­be und wann eine rote Kar­te. Fol­gen­de Punk­te für alle zu regeln, ist hier­bei sehr hilfreich:

• Trans­pa­ren­te Kos­ten­stel­len und Bud­gets (am ein­fachs­ten pro Team) für Büro­ma­te­ri­al, Soft­ware-Lizen­zen etc.
• Kla­re Kri­te­ri­en für die Inan­spruch­nah­me von Wei­ter­bil­dung mit der Ver­ein­ba­rung, das erlang­te Wis­sen, in einer vor Inan­spruch­nah­me der Leis­tung fest­ge­leg­ten Form, an die ande­ren Kol­le­gen weiterzugeben.
• Für jeden ein­seh­ba­re Pro­zes­se. Wenn eine zen­tra­le Beschaf­fung vor­han­den ist, muss die Per­son, die eine Bestel­lung beauf­tragt, jeder­zeit den Sta­tus ein­se­hen kön­nen. Somit wird häu­fi­ges Nach­fra­gen ver­mie­den. Moder­ne, trans­pa­ren­te IT Sys­te­me ent­las­ten die Mit­ar­bei­ter im Ein­kauf und auch die Mit­ar­bei­ter in den Abtei­lun­gen, die immer wis­sen, wel­chen Sta­tus ihre Bestel­lun­gen haben.
• Vie­le Mit­ar­bei­ter emp­fin­den es als Wert­schät­zung, wenn sie sich ihre Arbeits­mit­tel aus­su­chen kön­nen. Stell dir vor, du musst den gan­zen Tag mit einem Werk­zeug arbei­ten, wel­ches du nicht magst.

Wir hat­ten mal ein Gespräch mit einer Per­son, die einen Dienst­wa­gen mit Fah­rer hat­te, und kamen auf die­ses The­ma zu spre­chen. Es ist so, dass in der Regel der Gefah­re­ne das Fahr­zeug bestimmt. Sie emp­fand das als höchst son­der­lich, weil ja der Fah­rer schließ­lich den gan­zen Tag damit fah­ren muss und dann soll er natür­lich auch das Fahr­zeug aus­su­chen. Außer­dem fährt er schon vie­le Jah­re und hat viel Erfah­rung, er ist der Exper­te. Sie moch­te lie­ber Mar­ke X (was sie dem Fah­rer nicht sag­te, sonst hät­te er sich ver­pflich­tet gefühlt, die Mar­ke X zu wäh­len), aber der Fah­rer such­te Y aus, also wur­de sie in einem Wagen der Mar­ke Y gefah­ren. Das ist ein gutes Bei­spiel, wie man Ent­schei­dun­gen dahin dele­giert, wo sie am sinn­volls­ten sind.

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