Baue langsame, teure und vor allem intransparente Prozesse als einzige Beschaffungsmöglichkeit für deine Belegschaft. Denn wenn der Einkaufsprozess möglichst kompliziert ist, überlegen es sich die Mitarbeiter dreimal, ob sie etwas brauchen. Das spart Geld!

Die Mitarbeiter von Unternehmen bauen im Privatleben Häuser, bekommen Kinder, planen und verantworten Investitionen. Im Kontext ihres Angestelltendaseins wird ihnen oftmals nicht einmal zugetraut, entscheiden zu können, wann sie für ihre Arbeit ein Werkzeug, Büromaterial oder eine Weiterbildung benötigen. Schaffe klare, einfache Prozesse und gib deinen Mitarbeitern Verantwortung. Bildlich gesprochen müssen die Sportart, das Spielfeld und die Regeln allen bekannt sein, um dann ebenso klar festzustellen, wann es eine Verwarnung gibt, wann eine gelbe und wann eine rote Karte. Folgende Punkte für alle zu regeln, ist hierbei sehr hilfreich:

• Transparente Kostenstellen und Budgets (am einfachsten pro Team) für Büromaterial, Software-Lizenzen etc.
• Klare Kriterien für die Inanspruchnahme von Weiterbildung mit der Vereinbarung, das erlangte Wissen, in einer vor Inanspruchnahme der Leistung festgelegten Form, an die anderen Kollegen weiterzugeben.
• Für jeden einsehbare Prozesse. Wenn eine zentrale Beschaffung vorhanden ist, muss die Person, die eine Bestellung beauftragt, jederzeit den Status einsehen können. Somit wird häufiges Nachfragen vermieden. Moderne, transparente IT Systeme entlasten die Mitarbeiter im Einkauf und auch die Mitarbeiter in den Abteilungen, die immer wissen, welchen Status ihre Bestellungen haben.
• Viele Mitarbeiter empfinden es als Wertschätzung, wenn sie sich ihre Arbeitsmittel aussuchen können. Stell dir vor, du musst den ganzen Tag mit einem Werkzeug arbeiten, welches du nicht magst.

Wir hatten mal ein Gespräch mit einer Person, die einen Dienstwagen mit Fahrer hatte, und kamen auf dieses Thema zu sprechen. Es ist so, dass in der Regel der Gefahrene das Fahrzeug bestimmt. Sie empfand das als höchst sonderlich, weil ja der Fahrer schließlich den ganzen Tag damit fahren muss und dann soll er natürlich auch das Fahrzeug aussuchen. Außerdem fährt er schon viele Jahre und hat viel Erfahrung, er ist der Experte. Sie mochte lieber Marke X (was sie dem Fahrer nicht sagte, sonst hätte er sich verpflichtet gefühlt, die Marke X zu wählen), aber der Fahrer suchte Y aus, also wurde sie in einem Wagen der Marke Y gefahren. Das ist ein gutes Beispiel, wie man Entscheidungen dahin delegiert, wo sie am sinnvollsten sind.

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